تنظيف وترحيل البيانات: من الإكسل والدفاتر إلى نظامك الجديد

أبني الأنظمة، وأرحّل البيانات إليها. وهذا يجعلني أقول لك ما لا يُقال في عروض

البيع:

**النظام يصل في موعده تقريباً. البيانات هي التي تتأخّر — وهي التي تقرّر إن كان المشروع

سينجح أصلاً.**

أين تُدفن المشاريع فعلاً

اسأل أي شخص عاش تركيب نظام: أين ضاع الوقت؟ الجواب نادراً «البرمجة». الجواب دائماً قريب من هذا:

• «اكتشفنا أن عندنا نفس العميل ثلاث مرات بأسماء مختلفة.»
• «أرصدة المخزون في النظام لا تطابق المستودع.»
• «الملف القديم فيه أعمدة نصف فارغة ولا أحد يعرف معناها.»
• «الأرقام دخلت لكن التواريخ كلها 1900.»
• «المحاسب يقول أرقامي، والنظام يقول أرقاماً ثانية.»

كل واحدة من هذه مشكلة بيانات، لا مشكلة برمجة. والمورّد لا يستطيع حلّها عنك — لأنه لا يعرف

أيّ «أحمد» هو العميل الحقيقي.

لماذا يفاجئ هذا الجميع

ثلاثة أسباب، وكلها بنيوية:

١. البيانات غير مرئية في العرض التقديمي. ترى شاشات جميلة وتفترض أن ملفك سيدخل فيها كما هو.

٢. لا أحد يملكها. النظام مسؤولية المورّد، والتدريب مسؤولية معروفة — أما البيانات فمسؤولية

«الجميع»، أي لا أحد.

٣. سوؤها لا يظهر إلا عند النقل. الملف الذي عشت معه سنوات يبدو سليماً، لأنك أنت من كان

يفسّره. والنظام لا يفسّر — يقرأ حرفياً.

والنقطة الثالثة هي الجوهر. بياناتك تعمل اليوم لأن في رأسك قواعد غير مكتوبة: تعرف أن «أبو

علي» هو نفسه «محمد الأحمد»، وأن العمود الفارغ يعني «نقداً». النظام لا يعرف شيئاً من ذلك.

من هو مسؤول عن ماذا

هذا الجدول يمنع نصف الخلافات إن اتُّفق عليه مكتوباً قبل البدء:

الصفّان الغامقان هما المشروع كله. ومن يوقّع عقداً يظنّ أن المورّد سينظّف بياناته يكتشف

الحقيقة في أسوأ وقت.

وهذا ليس تقصيراً من المورّد. هو لا يعرف عملك: لا يستطيع أن يقرّر أن هذا العميل مكرّر، ولا

أن هذا الرصيد خاطئ، ولا أن هذا الصنف لم يعد يُباع. هذه قرارات، لا مهام تقنية.

الاختبار الذي قد يوفّر عليك شهراً

قبل أن تخطّط لأي ترحيل، أجب:

هل تحتاج بياناتك القديمة في النظام الجديد — أم تحتاج فقط أن تستطيع الرجوع إليها؟

فرق ضخم. الرجوع إليها لا يحتاج ترحيلاً: احتفظ بالملف القديم أو بنسخة من النظام القديم

للقراءة، وابدأ النظام الجديد بأرصدة افتتاحية فقط.

ومتى يكون هذا هو القرار الصحيح؟

• بياناتك القديمة فوضوية لدرجة أن تنظيفها أغلى من قيمتها
• لا تستعمل التاريخ القديم عملياً — تنظر للسنة الحالية فقط
• تغيّر عملك، فالبيانات القديمة تصف مشروعاً آخر

البداية النظيفة قرار مشروع تماماً، وليست هروباً. سنفصّله في الفصل الثاني.

ما يغطّيه هذا الكتاب

اثنا عشر فصلاً على ترتيب العمل الفعلي: ماذا تنقل، ومن أين، وكيف تفهم بياناتك قبل أن تلمسها،

ثم التنظيف بمستوييه، ثم التكرارات والمطابقة، ثم الترميز والمفاتيح، ثم الأرصدة الافتتاحية، ثم

التجربة والتنفيذ والتحقّق، وأخيراً خطة ترحيل وتدقيق تخرج منه بقائمة عمل.

ولن أشرح أداة بعينها. ستعمل غالباً بالإكسل أو Google Sheets وقالب الاستيراد الذي يعطيك

إياه المورّد — وهذا يكفي لأغلب المشاريع الصغيرة. المهم الطريقة والترتيب، لا البرنامج.

وفيه ما لا تجده في مصدر مترجَم: مشاكل البيانات العربية تحديداً — تعدّد كتابة الاسم، والأرقام

العربية-الهندية، وصيغ أرقام الهواتف، والترميز عند الاستيراد. هذه وحدها تكفي لإفشال ترحيل.

قاعدة الكتاب

لا تنقل بياناتك. انقل القرارات التي اتخذتها عنها.

كل صف تنقله هو قرار: هذا عميل حقيقي، هذا رصيده الصحيح، هذا الصنف ما زال يُباع. ومن ينقل بلا

قرارات ينقل فوضاه إلى مكان أنظف — ويدفع ثمن النظام مرتين.

خطوات تطبيقية

1. اكتب في ثلاثة أسطر: ما أكثر ما تخشاه في بياناتك القديمة؟
2. أجب على اختبار «هل أحتاجها في النظام أم أحتاج الرجوع إليها؟»
3. اطبع جدول المسؤوليات واتفق عليه مع مورّدك مكتوباً قبل البدء.
4. اسأل مورّدك: من ينظّف البيانات؟ ومن يتحقّق منها بعد الاستيراد؟
5. حدّد شخصاً واحداً بالاسم مسؤولاً عن البيانات — لا «الجميع».